Cómo organizar un evento

Lo básico

La Noche Internacional de Observación de la Luna es una ocasión para reunirte con tu comunidad, celebrar sus vínculos con la Luna y aprender sobre la ciencia y la exploración lunar. Es posible que desees organizar un evento en la Noche Internacional de Observación de la Luna para un grupo del público en modalidad presencial, de forma privada para amigos y familiares, o de manera virtual.

En primer lugar, ¡asegúrate de inscribir tu evento con nosotros! Las inscripciones comienzan unos meses antes de la Noche Internacional de Observación de la Luna de cada año. La mejor manera de enterarte de las fechas de inscripción es suscribiéndote a nuestro boletín informativo (en inglés). Al inscribirte, podrás promocionar tu evento entre observadores de todo el mundo (si es gratuito y está abierto al público), acceder a los materiales más actualizados para el evento y formar parte oficialmente de la Noche Internacional de Observación de la Luna.

Tu evento puede ser una pequeña reunión de amigos o familiares, un programa en línea para miles de visitantes o cualquier otra opción intermedia. El tamaño, la ubicación y el programa son aspectos que tú debes determinan, en función de tus propios intereses y conocimientos, de los intereses y necesidades de tu público y de los recursos que tengas disponibles.

Aunque animamos a toda la gente a participar en la Noche Internacional de Observación de la Luna en una fecha específica cada año, entendemos que esta fecha puede no resultar conveniente para todos. Por ello, te invitamos a organizar tu evento en un día diferente. Los principales objetivos son que tú y tu público observen la Luna y aprendan sobre ella, así como que celebren sus vínculos personales y culturales con nuestra vecina celeste más cercana.

Cómo organizar un evento en ocho pasos sencillos

1. Considera a tu público y el entorno.

A. Participantes

• ¿Quién te gustaría que asistiera a tu evento?
• ¿Cuántas personas te gustaría que estuvieran presentes?
• ¿Estará abierto al público este evento? ¿Lo limitarás a los miembros de un club o asociación? ¿Invitarás a los miembros y sus familias?
• ¿Cuáles son los intereses y las necesidades de tu público?
• ¿Podrías invitar a participar a grupos escolares?
• Al hacer seguimiento de la asistencia a un evento virtual, ¿contabilizarás los hogares o las personas conectadas individualmente? (Por ejemplo, una familia de cinco personas sentada alrededor de una sola computadora, ¿contará como un asistente o como cinco?) ¿Cómo recopilarás esta información?

B. Plataforma o ubicación

¿Cómo y dónde organizarás tu evento? Para un programa virtual, ten en cuenta lo que necesitarás en una plataforma de conexión y cómo accederá tu público al evento. Si te es posible organizar un evento presencial de forma segura, asegúrate de tener todos los permisos y autorizaciones correspondientes para usar el lugar deseado y, a continuación, considera lo siguiente:

• ¿Cuál es la capacidad de este lugar, o esta plataforma virtual?
• ¿Será suficiente esta capacidad para alojar a todos los participantes previstos, de acuerdo con las pautas de salud y seguridad? En el caso de eventos presenciales, recuerda tener en cuenta el flujo de circulación de las personas en las entradas y salidas, los baños y cualquier otra posible área problemática específica de tu espacio físico.
• ¿Tiene acceso a baños el espacio físico de tu evento?
• ¿Pueden acceder a tu espacio físico las personas que usan sillas de ruedas u otros dispositivos de movilidad?
• ¿Estará disponible la información clave en diferentes formatos (visual, auditivo, etc.)?
• ¿Existe un estacionamiento de fácil acceso desde el que los participantes puedan llegar de manera segura a este lugar, y que cuente con suficientes puestos de estacionamiento para todos los participantes previstos?
• ¿Dispone este establecimiento de una zona interior y otra exterior? ¿Te gustaría usar ambas?
• ¿Podrás apagar suficientes luces exteriores para que no interfieran con la observación telescópica?
• ¿Puedes garantizar que no habrá aspersores regando el césped, si tienes previsto utilizar una zona con césped para las observaciones?
• ¿Qué harás en caso de que esté nublado o que llueva?

C. ¡Busca ayuda!

C. ¡Busca ayuda!

• ¿Quién te ayudará con tu programa? ¿Necesitas colaboradores?
• ¿Hay astrónomos aficionados en tu comunidad? ¿Podrían traer telescopios o transmitir en vivo sus observaciones telescópicas, ayudar con las observaciones o proporcionar un orador virtual o presencial (si decides tener uno)?
• ¿Hay alguna universidad en tu zona que tenga departamentos o clubes de astronomía? ¿Estarían dispuestos a ayudarte a organizar tu evento?
• ¿Tendrás la ayuda que necesitas para preparar y llevar a cabo tu evento? Si organizas un evento presencial, ¿tendrás ayuda suficiente para limpiar una vez concluya?
• Consulta la página Busca colaboradores (en Estados Unidos, incluyendo Puerto Rico) si deseas recibir ayuda para ponerte en contacto con expertos y recursos en tu localidad.

2. Verifica los horarios en que la Luna será visible desde el lugar de tu evento.

Consulta los horarios de salida y puesta de la Luna en tu localidad, y recuerda que, si estás en una zona con muchos árboles, edificios, montañas u otros obstáculos que bloqueen tu vista del horizonte, podría ser mejor programar tu evento mucho después de la salida de la Luna o mucho antes de la puesta de la Luna.

Sin importar dónde estés o cuál sea el estado del tiempo, cualquier persona puede observar la Luna a través de imágenes, visualizaciones o portales en línea. Las bellas imágenes lunares son un gran elemento decorativo, sin importar cuáles sean las condiciones. En el Estudio de Visualización Científica de la NASA encontrarás galerías de videos lunares y otras visualizaciones. Los visitantes también pueden explorar la Luna a través de sitios web como MoonTrek o a través de nuestra página de recursos lunares (en inglés) “Rain or Shine Moon Resources”.

3. Explora y descarga materiales promocionales y otros recursos.

La página (en inglés) de materiales para el evento incluye sugerencias de actividades, mapas de la Luna, folletos imprimibles, gráficas para presentaciones, encuestas de evaluación y otros recursos que puedes usar en tu evento.

4. Inscribe tu evento.

Inscríbete para registrar tu participación en el mapa de la Noche Internacional de Observación de la Luna y conectarte con una comunidad mundial de observadores lunares. Al inscribirte, promocionarás tu evento, obtendrás acceso a los materiales más actualizados y recibirás capacitación sobre evaluación.

5. Promociona tu evento.

Ahora que ya tienes todos los planes listos, es el momento de invitar a tus participantes. Cualquiera que sea tu público objetivo, contamos con una variedad de recursos disponibles para ayudarte a dar a conocer tu evento. Haz correr la voz acerca de tu evento a través de las redes sociales, carteles en tu vecindario, anuncios en periódicos o boletines locales y estableciendo contacto con clubes, escuelas u otras organizaciones que pudieran estar interesados en asistir.

6. Organiza el evento… ¡y diviértete!

6. Organiza el evento… ¡y diviértete!

¡Llegó el gran momento! Asegúrate de que tus participantes, tus voluntarios y tú mantengan la participación (de manera segura), el entusiasmo, y el deseo de aprender y compartir información sobre la Luna. Consulta este Evento de muestra y las imágenes de eventos pasados para obtener ideas.

7. Infórmanos sobre tu evento.

7. Infórmanos sobre tu evento.

Esperamos que todos los eventos tengan un éxito espectacular; y de ser así, ¡nos encantaría saberlo! También nos gustaría saber si algo no salió como esperabas y qué podríamos hacer para ayudarte a mejorar tus eventos futuros.

Durante tu evento, anima a tus asistentes a completar nuestra encuesta para observadores (que se publica antes del evento de cada año) para asegurarte de que sean escuchadas sus voces y opiniones, y sus sugerencias sean tomadas en cuenta.

Después de tu evento, por favor, completa una encuesta para organizadores (que se publica antes del evento de cada año) para hacernos saber cómo podemos servirles mejor en el futuro a ti y a tu público de la Noche Internacional de Observación de la Luna.

¿Tienes previsto recopilar comentarios adicionales de los asistentes para tu propio uso? Consulta nuestros consejos para las evaluaciones (en inglés).

8. Conéctate y comparte tu experiencia con toda la comunidad de la Noche Internacional de Observación de la Luna.

8. Conéctate y comparte tu experiencia con toda la comunidad de la Noche Internacional de Observación de la Luna.

8. Conéctate y comparte tu experiencia con toda la comunidad de la Noche Internacional de Observación de la Luna.

Asegúrate de dejar un registro de tu contribución oficial a este evento global descargando y completando tu certificado de participación.

Visita la página de la Noche Internacional de Observación de la Luna en Flickr para ver cómo gente de todo el mundo se suma a esta celebración y para añadir tu propia experiencia a la conversación global. Explora la etiqueta en inglés #ObserveTheMoon en las redes sociales, contribuye con tus propias historias y mantente al día con los contenidos sobre ciencia y exploración lunar siguiéndonos en nuestras redes sociales.

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Webinar sobre planificación de eventos

¿Te preguntas cómo puedes organizar un evento el próximo año? En este webinar grabado (en inglés), el equipo de la Noche Internacional de Observación de la Luna y organizadores experimentados de este evento comparten recursos y consejos para lograr el éxito.

Read this story in English here.

Crédito de la imagen: Usuario de Flickr Francesc Pruneda Agustí